マイロプスのエンジニアのタスク管理で気をつけている点、悩んでいる点

皆さんこんにちは
マイロプスのエンジニアのushirogouchiです。

以前、『社内のプロジェクト全体を見える化してみた』という記事を書きましたが、あれからだいぶ時間もたち、エンジニアの組織も拡大されていきて、記事を書いた当初とはまた違ったタスク管理をしていますので現在のタスク管理で気をつけている点、悩んでいる点を書いていければと思います。

気をつけている点と悩んでいる点

気をつけている点

1. タスクのゴール（完了条件）を明確にする
2. タスクのゴールは自分達がコントロールできるものに設定する
3. 1つのタスクがあまり大きな単位（作業にかかる時間が4、5日以上）にならないようにする
4. 仕事を頼むときはできるだけチケット化する

悩んでいる点

1. やや不明瞭なゴールのタスクの立て方と扱い方
2. 見積もり時間の立て方
3. 複数人が関わるタスクのスムーズなやり取り方法の確立

また、運用方法としては、主に1つのボード（Backlog内の名称ではプロジェクト）に複数の案件をいれ、複数の案件にまたがってタスクを振られている人を確認しやすくしています。
毎朝各人の本日やるタスクを確認し、毎日夕方に当日のタスクの進捗を確認し、週の終わりにその週のタスクの振り返りをするというのが、主な流れになっています。

上記が現在のタスク管理の流れですが、このような管理になった経緯について一部書いていきたいと思います。

複数のPJを一つのボードで管理する経緯

1人につき1PJのみにアサインできれば、管理なども楽ですが、現在マイロプスでは、1人につき複数のPJを掛け持つことが多いです（できるだけ1週間の中で同じPJのタスクのみになるようにといった調整はしています）。

そのため、1つの画面で複数のPJの進捗を見ながら1人についてのタスクの重なりなどを確認できるようにボードにクライアントワーク総合といったまとめのプロジェクトを作り、カテゴリでPJをわけて管理しております。
こうすることで一人ひとりの重なりが見えるようになり、また自分が直接参加してないPJについても進捗が見やすくなりました。
全体が見えることで、1つのPJごとに1ボードを使っていた時よりもタスクの見落としも少なくなりました。

ゴールは明確にし自分達がコントロールできる事に設定するのが大事な理由

タスクのゴールを明確にするのが大事なのは、スクラムの運用のDoneの定義でもしばしば議論されますが、明確にすることでタスクを実施する人と割り振る人の作業完了状態の認識を揃えることができます。作業完了状態の認識が揃っていれば、作業の漏れを減らすことができます。
また、ゴールを自分たちがコントロールできるものに設定することが大事な理由ですが、これは例えば『顧客の確認』が終わったら等、自分達ではコントロールできないものにしてしまうと、こちらからは何もできない要素によりタスクを完了できないという状況が発生するからです。
ですので、ゴールとしては顧客に提出するということと設定することでタスクを完了させることにしてます。
とはいえ、顧客の確認をもらえないと困るタスクもあると思いますが、そういう時は別に顧客の確認をもらうといった別のタスクを立てることにします。
こうすることで確認が必要なタスクはいつまでに行い、確認はいつまでにもらわないといけないといったことが、全体のタスクを見た時にわかりやすくなりました。

仕事を頼むときはできるだけチケット化することが大事な理由

チケット化するのは、依頼する側もされる側も忘れないようにするためです。
また、チケットには見込み時間や実績時間を入れることができるのですが、突発的におきたものについても、チケットにすることによって週の振り返りなど、どんなことが起きたかなど見える化が可能になります。

現在悩んでいることについて

ここまでは、誰が何をするかはっきりしたものについて記載してきましたが、案件によっては明確になっていないものもあります。
例えば、見込み案件などやる事が決まれば実施するが、確実にやるかは不明瞭なものがありますが、このようなタスクを誰に割り当てるかは非常に難しいです。
また、要件定義、設計の結果で後工程のタスクが変わるものがあります。
設計のあとで確実にタスクは発生するが、タスク内容がタスク登録時点（設計前）では不明瞭になっているなど、タスク完了に必要な時間などが曖昧なものについても、管理が大変です。
不明瞭なものがあることの一番の問題点ですが、リソース管理になるのですが、そちらの解決策についてはまだ色々模索中です。

まとめ

マイロプスのエンジニアの主なタスク管理について、記載させていただきましたが、正直なところ、まだ手探りの段階です。
どのようなメンバーがいるか、どのような指示系統（組織系統）かによってやり方は様々あり、全ての組織で、同じような手法が全て使えるわけではないと思います。
ただ一つ言えるのは、どのような運用方法（ルール）を決めたとしても、そちらの運用方法が定着するように活動をしていくことが大事だということです。
全員への運用方法の周知、定期的な運用の見直し、場合によっては運用方法の変更などをしていくことが大事です。また運用方法が形骸化するようならば、廃止にしてしまうのも一つの手段だと思います。
一方的に押し付けるのではなく、運用する意味などを説明し、その組織にあった運用方法を決め、その運用方法を定着、活用していくというのが、タスク管理で一番大事なことかもしれません。