社内のプロジェクト全体を見える化してみた

皆さんこんにちは
マイロプスのエンジニアのushirogouchiです。

今回は社内のプロジェクト全体の見える化について書いていきたいと思います。
社内では、主にプロジェクト管理にはBacklogとTrelloを使用しています。
プロジェクトの細かなタスクについてはBacklogを使い、全プロジェクトの大まかなタスク管理にTrelloを使用しています。
今回はTrelloについてどのように社内で使っているかまとめていきたいと思います。

Trelloの運用の仕方

Trelloの使用目的としては全体の進捗の見える化です。
社内では下記のように６つの枠（区切り）を使ってます。

それぞれの枠は以下のように使っています。

運用方法ですが、常にみんながみえるとこにTrelloの画面を表示しております。
また週に一度、"Done（完了）"をもとに今週やった事の振り返りを行います。
また来週やること、"This Week ToDO（今週）"にいれて来週やるタスクを確認します。
また"プロジェクト"と"見込みプロジェクト"で大まかなプロジェクトの日程を入ってますので、下記のようにプロジェクトの重なり具合を見ることができます。(こちらはTrello用のEleganttというプラグインを入れています）

運用してよくなった事

これらの運用でよくなった事は、大まかなタスクを常に見えるようにしたので、今週やらなければいけない事を見逃すことがなくなったことです。
２、３日ある案件にすごく集中しそれが終わったときにでも、今週何をやらなければいけないんだっけといった確認がすぐできるようになりました。
また新しい案件が入りそうといったときのリソースの空き具合といったものもだいぶ見える化できるようになりました。
そのほかにも毎週振り返りをすることで、各自の作業のノウハウをしっかりと共有するタイミングが取れました。この振り返りの中で、これからはこうした方がいいねといった、新しい社内の取組み等も決まっていってきてます。

改善ポイント

Trelloを使用してなかった時よりも全体を把握しやすくなり、またノウハウの共有がしやすくなったのはよかったのですがいくつか問題はあります。
細かなタスクやタスクの中でのやりとりはBacklogを使用しているので、BacklogとTrelloの二重管理になってしまっている事です。
同じようなことを２箇所に書かなければいけないのはやはり手間になってしまいます。
将来的には一つのツールで全体プロジェクトを俯瞰できかつ細かな管理をできるツールといったものを見つけたいと思います。

最後に

最後に今回導入にするにあたってうまくいった方針としては、最初にガチガチにルールを決めなかった事がよかったと思います。
導入する側としては一番の理想形みたいな物があるかもしれませんが、最初からそれをみんなにさせるのではなくて、簡単なルールを決めて、徐々に慣れていく中で社内に合わせて調整していくと、社内にあったツールの使い方というものが見つかるのかもしれません。
今回のTrelloの使い方にしても、今後社内の成長にあわせた使い方に変えていければと思っています。