組織内でのGoogle Workspaceの利用にはグループがとても便利

こんにちは、ウシロゴウチです。

すでに当たり前に使用している人には常識なのかもしれませんが、Googleドライブの権限管理や、カレンダーでのスケジュール設定などはグループを利用するのがとても便利です。

Google Workspaceに限らず、MicrosoftのActive Directory環境下でも、共有ファイルの権限の設定などにはグループの使用が推奨されていましたので、基本的に組織内での権限周りの設定は個別に設定するよりもグループで設定するというのが運用的には推奨される方針だと思います。

なぜグループで設定するのが良いかと言いますと、人の入れ替えや、部署変更があった際に、グループの変更だけで良く個人に対してスケジュールや、閲覧権限などを個別に付与する必要がないからです。

例えば、弊社では全社員が所属しているall_memberというグループがありますが、こちらで全社員に関わる行事などは登録しています。
新入社員が入ってきた場合、all_memberというグループに登録さえすれば、全社員に関わる行事にあらためて個別で招待するといったことはしなくて大丈夫です。

カレンダー同様にドライブでも同じことができます。

共有をグループにしておくことで、グループへの登録だけで、管理をすることができます。

グループの良いところは、全てが1箇所で管理されているところです。

これによって権限周りの登録・削除作業の漏れる可能性が少なくなります。

知っている人には当たり前の話だったかもしれませんが、もし使用したことがない人がいればぜひ使っていただければと思います。